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关于进一步加强全省教育系统档案管理工作的通知

发布时间:2009-11-30 作者(文号):鄂教办〔2009〕8号 来源: 浏览数:38808次

各市、州、县教育局,档案局;省教育厅各直属单位:

    为了进一步加强全省教育系统档案管理工作,全面提升档案管理整体水平,更好地适应教育事业的发展,根据《中华人民共  和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》(鄂档〔200926)要求,结合工作实际,现就加强全省教育系统档案工作通知如下:

    一、统一思想,提高认识,切实将档案管理工作纳入重要议事日程

    档案管理工作是机关建设的一项重要内容,档案管理水平体现机关管理水平。教育是民生之基,教育档案工作涉及人民群众的切身利益,事关社会和谐稳定。教育部门在工作中形成的全部档案,是贯彻执行党中央、国务院和上级部门关于教育的方针、政策和法律法规以及本单位从事教育工作实践的真实记录,是反映单位主要职能活动和基本面貌的具有重要参考价值和可靠的凭证作用,是党和国家的宝贵财富。做好教育部门档案管理工作是做好教育工作的重要环节。加强档案工作目标管理,是深入贯彻落实档案法,促进档案管理规范化、制度化、科学化,提高档案服务和利用水平的重大举措,是提高机关工作效率、提升机关整体形象的有效途径,是推进政务公开的基本要求。各级教育部门和单位要充分认识加强档案工作的重大意义,将档案工作纳入重要议事日程,切实增强责任感和使命感,统一思想,提高认识,加强领导,规范管理,严格按照我省机关或事业单位档案工作目标管理等级考评办法的要求,积极主动地做好档案工作,提高档案管理水平。

    二、清理摸底,确定目标,确保档案目标管理工作顺利开展

    各单位要对照相应的档案整理规范要求和等级考评办法,针对自身工作实际情况和特点,确定工作目标,制订工作方案,查找薄弱环节,迅速进行整改,确保在20099月底以前,各单位通过档案工作目标管理省二级以上等级评审。目前已达到省二级标准的,力争提高到一个新的水平。对此,提出如下要求:

    1、加强档案制度建设。各单位要结合自身工作特点,对已有  的档案管理制度进行认真清理。按照档案法和我省有关规定要求,根据工作客观需要,不断完善档案工作制度,健全档案管理办法。要建立文书文件材料分类方案、归档范围、保管期限表的“三合一”制度,制定本单位的档案保管、保密、利用、统计、移交制度和档案人员岗位责任制,健全档案设备保管维护、档案安全保管、突发事件应急预案等各项制度。

    2、实行档案集中管理。各单位要将档案工作归口本单位综合档案室集中统一管理(不包括人事档案),办公室负责对本单位的档案管理工作实行监督、指导。在机关办公室设立档案室,负责本单位各类档案资料的集中归档工作;事业单位也要设立档案室,负责在每年的二季度内将上年度档案资料向档案室移交。要重点做好文书及其他各门类载体文件材料的收集、整理和归档工作,努力做到将各门类档案收集齐全完整,分类科学,组卷合理,整理规范,归档及时,存放有序。

    3、改善档案管理条件。各单位要加大对档案工作的投入,将档案工作经费纳入年度预算,并确保经费落实。要建立符合规范要求的档案库房。库房要与办公室、阅文室分设;设立实物档案陈列室。应配备档案密集架或规范的铁皮柜,购置专用计算机、复印机、数码照相机、扫描仪、空调、除湿机、防磁柜、温湿度记录仪,安装铁门、铁窗。加强库房技术管理,落实防火、防盗、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防鼠、防虫等档案防护设施。

    4、提高规范管理水平。各级档案行政主管部门要加强对教育部门的业务指导,及时掌握归档文件的分类管理情况、文书档案和其他档案目录数据库建设情况,指导帮助其进行规范化整理。要加强对教育部门档案管理人员的业务培训,提高管理人员的业务素质。要指导教育部门积极运用现代化的手段管理档案,做好档案管理专用软件在教育部门的推广工作。各级教育部门和厅直属单位也应积极主动寻求当地档案部门的支持与帮助,依托同级档案部门加强对本单位档案业务工作的指导,促使本单位更快地提升档案管理水平。

    5、注重档案开发利用。各单位要充分发挥档案的利用效能,开通多条渠道,采取多种形式,设计多种检索方式,积极、主动、及时提供档案资料为领导决策和单位各项工作服务,为群众了解政策提供方便。要按照档案移交进馆工作规定,及时将到规定年限的档案资料移交进馆,积极扩大档案的利用范围。要加强与有关部门的协作,实现档案资源的共享。

    三、加强领导,建立网络,为档案工作创造良好的环境

    1、切实加强领导。各单位领导干部要带头学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》,将档案工作纳入本单位目标管理和年度工作计划,制定工作方案,经常研究和解决档案管理工作中的实际问题,加强检查督办。在开展重要工作和举办重大活动时,要将档案收集、整理作为重要环节,同布置、同实施、同考核。

    2、建立网络管理体系。各单位要成立档案工作领导小组,并根据人员调整和机构变动的情况及时调整领导小组成员。要根据工作需要,选派政治素质高、业务能力强、工作认真负责的同志担任专()职档案管理人员;各事业单位也要明确档案专管员,形成以档案室为中心的档案工作管理网络。

    3、加强业务知识培训。各单位要围绕档案工作目标管理创建活动,组织对全体人员档案意识与理念的学习培训,组织专兼职档案管理人员业务知识学习培训,切实强化全体干部职工的档案责任,增强档案工作人员的专业素质。

    4、确保档案安全保管。各单位要加大对档案工作的督查力度,定期开展检查,发现问题,及时整改,确保档案安全保管,确保档案工作中无失泄密事件,无遗失、毁损事故发生。对档案工作中发生的违法行为应追究相关领导和责任人的法律责任。

    各级档案局应加强对本地教育系统档案工作的指导和服务,积极支持教育系统档案目标管理工作,落实目标责任制,促进本地教育系统档案工作又好又快的发展。

    各级教育部门、各直属单位接此通知后,要积极采取行动,建立健全各门类档案,并进行规范化整理。同时,开展对本单位档案工作情况的调查摸底,对档案室库藏各门类档案材料、设施设备、编研资料、检索目录等进行全面清理统计,认真填写《档案室基本情况调查表》(附件),务必于610前传真至省教育厅办公室。今年8月中旬起,省教育厅和省档案局将适时派出检查组,对各地教育局和教育厅各直属单位档案工作目标管理进展情况进行抽查,请各单位认真做好迎检工作。

    联系人:陈 

    联系电话:(027)87710743

    传真电话:(027)87328129

 

附件:档案室基本情况调查表

 

 

 

 

 

湖北省教育厅       湖北省档案局

○○九年五月二十日

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